E-Signaturen gehören im Jahr 2026 weiterhin noch nicht zum Standardrepertoire einer jeden Person
Einen Vertrag ohne Papier und bequem vom Sofa aus abschließen zu können, ist komfortabel und schön. Doch was tun, wenn gesetzliche Vorgaben oder Haftungsrisiken bestehen, die eine Unterschrift in Schriftform erfordern? Natürlich kann hier die qualifizierte elektronische Signatur (QES) eine naheliegende Lösung sein. Für Ärzte oder Apotheker mag dies aufgrund der rechtlichen Vorgaben im Bereich der gesetzlichen Gesundheitsversorgung mittlerweile zum Standard gehören. Doch dies gilt nicht für alle Branchen und erst recht nicht für Privatpersonen.
Welche Möglichkeiten bieten sich an, wenn der Vertragspartner über keine eigene E-Signatur-Lösung verfügt, der Verwaltungsablauf jedoch in elektronischer Form ablaufen soll? Gehen wir zunächst einmal davon aus, dass der betreffende Sachverhalt eine E-Signatur rechtfertigt (zum Beispiel wegen gesetzlich vorgegebener Schriftform oder hoher Haftungsrisiken). Die eine Seite verfügt über eine E-Signatur-Lösung, während der andere Beteiligte über keine technischen Voraussetzungen verfügt.
Personen „auf die Schnelle“ identifizieren und die E-Signatur ermöglichen
Bestimmte E-Signatur-Lösungen haben genau für solche Konstellationen ein geeignetes Onboarding-Verfahren – also einen Prozess, der den Betroffenen dahin leitet, dass er eine E-Signatur erhält und im Anschluss das entsprechende Dokument digital signieren kann. Einige Unternehmen bezeichnen ihre Lösungen mit englischen Bezeichnungen wie „Instantsign“, „Fast-Lane-Signatur“, „Fast-Track-Signatur“ etc. Gemeint ist, dass eine Person quasi „auf die Schnelle“ dazu befähigt, wird eine E-Signatur zu erhalten und einen rechtsverbindlichen Vertrag damit zu signieren. Im Allgemeinen läuft das Onboarding-Verfahren wie folgt ab:
-
-
Die Vertragspartei mit E-Signatur-Lösung stellt ihrem Vertragspartner einen Zugangslink zur Verfügung, über den der Prozess gestartet wird. In der Regel ist dieser Link mit einer konkreten Vorgangs-ID versehen, um den Zweck und die Angaben des Rechnungsempfängers eindeutig zu definieren.
-
In der Regel startet der Prozess mit der Identifizierung gemäß der europäischen eIDAS-Bestimmungen. Dies geschieht mit gültigem Personalausweis, Reisepass oder Aufenthaltstitel. Je nach Anbieter kann die Identifizierung mit gültigem Ausweisdokument im Rahmen der Verfahren Post-Ident, Video-Idents, Auto-Ident oder per Online-Ausweisfunktion (eID: nur mit Personalausweis möglich) mittels Ausweis-Ident erfolgen.
-
Bei erfolgreicher Identifizierung wird innerhalb weniger Sekunden oder Minuten ein E-Signatur-Zertifikat für die identifizierte Person generiert. In der Regel leitet der digitale Workflow die Person automatisch zu dem zu unterzeichnenden Dokument weiter.
-
Das Dokument kann online von der Person gelesen und auf Korrektheit geprüft werden.
-
Wenn die Person mit dem Inhalt des Dokumentes einverstanden ist, kann sie die E-Signatur anstoßen. Die Signatur erfolgt per Zwei-Faktor-Authentifizierungs-Verfahren (2FA). Die Person erhält eine temporäre Einmal-TAN an ihr Mobilfunkgerät.
-
Nach getätigter E-Signatur können beide Vertragspartner die elektronisch signierten Dokumente herunterladen.
-
Finanzdienstleister gehörten zu den ersten Anwendern dieses Verfahrens, weil die Gesetzgebung für eine Kontoeröffnung eine Identifizierung per amtlichem Ausweisdokument vorschreibt. Besonders geeignet ist dieses Verfahren für Branchen, die über ein ausgeprägtes Vertragswesen verfügen. Es wird interessant sein zu beobachten, ob mit Einführung der EUID-Wallet in absehbarer Zukunft das Onboardingverfahren obsolet werden könnte, da EU-Bürger*innen kostenlos als Privatperson qualifiziert elektronisch signieren dürfen.
Einzelnachweise:
- Beispiel für eine Lösung durch den Anbieter Sproof aus Österreich: https://www.sproof.com/fastlane/
- Beipiel der Deutschen Post mit ihrem Produkt E-Signing: https://www.deutschepost.de/de/p/postident/privatkunden/digitale-unterschrift-mit-esigning.html
