Weshalb die eRechnung beim Sparen hilft

Die Digitalisierung von Rechnungen ist für viele Organisationen der klassische Beginn einer Transformation ihrer Verwaltungsprozesse. Dies ist vor allem deshalb sinnvoll, weil Rechnungen in nahezu allen Institutionen einen stark ähnlichen Ablauf haben. Irgendjemand muss eine Rechnung ab einer bestimmten Beitragshöhe freigeben bzw. eine Rechnung muss generiert und an Kunden verschickt werden. Dies sind ideale Bedingungen für den Einsatz standardisierter Lösungen und eröffnet viele Teilprozessschritte, die automatisiert ablaufen können. Ebenso fällt die Klassifizierung einer Rechnung sehr leicht, was für eine spätere Ablage und das Wiederfinden in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) äußerst relevant ist.

Während privatwirtschaftliche Unternehmen bei ihren Mandanten im Vorfeld die Zustimmung zur Umstellung auf eRechnung einholen mussten, entfällt diese Formalität im Bereich des Business-to-Business (B2B) ab 2025 mit dem sogenannten Wachstumschancengesetz. Für die Erstellung von eRechnungen gegenüber Behörden (Business-to-Government, kurz: B2G) gilt diese Verpflichtung für Unternehmen bereits seit 2020.

eRechnung ≠ eRechnung

Aus der eRechnung gehen die entsprechenden Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz hervor. Dies stellt sicher, dass eRechnungen elektronisch übermittelt und empfangen sowie medienbruchfrei und automatisch weiterverarbeitet und beglichen werden können. Rechnungen in reinem PDF-, Bild- oder Word-Format sind jedoch nicht zwingend automatisiert weiterverarbeitbar. Sogar der Einsatz von Künstlicher Intelligenz wäre denkbar, was in den wenigsten Fällen, zumindest bei Behörden, derzeit der Fall sein dürfte. Daraus folgt, dass auch ein eingescanntes Dokument keineswegs eine eRechnung darstellt.

Rechnungssteller und -empfänger profitieren beide von den Vorteilen, die sich aus der eRechnung ergeben. Mit einer Rechnungsstellung und Übermittlung auf Knopfdruck entfallen Durchlaufzeiten (Postlaufzeiten). Die Buchhaltungen freuen sich über schnellere und fristgerechte Zahlungen. Daneben werden Papier- und Portokosten eingespart. Zudem reduziert dieser medienbruchfreie Prozessablauf Fehler auf beiden Seiten und unterstützt eine ortsunabhängige Bearbeitung.

Von B2G bis B2B

Mit dem Wachstumschancengesetz verpflichtet der Gesetzgeber nun auch die Privatwirtschaft, die eRechnung zum Standard im Geschäftsverkehr zu machen. Zu unterscheiden ist hier zwischen dem Empfangen und dem Generieren einer eRechnung. Ab 2025 müssen alle Unternehmen eine eRechnung empfangen können. Bei der Übermittlung der eRechnung macht der Gesetzgeber allerdings keine Vorgaben. Ob per E-Mail oder über ein Kundenpostfach bleibt also den Unternehmen selbst überlassen.

EURechnung bzw. eInvoicing

Laut offizieller Website der EU können Behörden in den Mitgliedsstaaten eRechnungen im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen empfangen. Hingegen ist in nicht allen EU-Staaten die Ausstellung einer eRechnung Pflicht.

Die Europäische Kommission plant ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer, welches aus den strukturierten Daten der eRechnung befüllt werden soll. Zunächst soll das Meldesystem auf nationaler und im nächsten Schritt auf EU-Ebene bis zum Jahr 2028 eingeführt werden. Dieser Zeitplan gestaltet sich jedoch zunehmend als utopisch, sodass bereits über Verschiebungen auf 2030 oder gar 2032 diskutiert wird. In Deutschland wird die nationale Version dieses Meldesystems sehr wahrscheinlich nicht vor Realisierung auf EU-Ebene umgesetzt werden.

Für die eRechnung ab 2025 ist ein strukturiertes Datenformat gemäß europäischer EN 16931-Norm vorgegeben. Eine rein visuell lesbare Rechnung (z. B. PDF oder als docx-Datei) ist dann nicht mehr ausreichend. Da diese technische Umstellung für viele Unternehmen eine Hürde darstellt, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen bis Ende 2026 vorgesehen. Die Verpflichtung zur eRechnung ist zunächst nur für große oder mittelständische Unternehmen im Rahmen des B2B-Geschäftsverkehrs geplant. Erst ab 2028 besteht auch für Kleinunternehmen die Pflicht, im Rahmen von B2B eRechnungen empfangen zu müssen. Dies gilt allerdings nur zwischen zwei Unternehmen, die sich innerhalb Deutschlands befinden.

Eine weitere gesetzliche Ausnahme gilt für Kleinbeträge bis 250 Euro. Diese können bis auf Weiteres als einfaches PDF, in Papierform oder in sonstigem Format ausgestellt und empfangen werden.

Einzelnachweise:

Europäische Union: EU-Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der gemeinsamen Rechnungsstellungsvorschriften
Bundesgesetzblatt: Steuervereinfachungsgesetz 2011
Amtsblatt der Europäischen Union: EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
Bundesgesetzblatt: Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland
Gesetze im Internet: E-RechV über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
Bundesgesetzblatt: Wachstumschancengesetz
IHK: Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen
Europäische Union: Elektronische Rechnungsstellung (eInvoicing)